Gönyeli Belediyesi, Elektronik Belge Yönetim Sistemi'ne katıldı

Gönyeli Belediyesi, dönüşüm çalışmalarını dijitalleşme anlamında da ileriye taşıdı, omurgası devlet tarafından oluşturulan "Elektronik Belge Yönetim Sistemi"ne (EBYS) katıldı.

Gönyeli Belediye Başkanı Ahmet Yalçın Benli, bir yandan söz verdikleri gibi fiber optik interneti kente kazandırmak için yoğun bir tempoyla çalışmalarını sürdürdüklerini açıklarken, diğer yandan dijital dönüşüm projelerini de yaşama geçirdiklerini anlattı.

"Elektronik Belge Yönetim Sistemi'yle birlikte hem çok daha hızlı işlem yapacak, hem de dijital bir arşiv oluşturacağız" diyen Ahmet Benli, dijital dönüşümün yüksek yaşam standartlı kent hedefleriyle doğrudan bağlantılı olduğunu anlattı.

"Elektronik Belge Yönetim Sistemi"yle birlikte belediyenin tüm işlemlerinin ve süreçlerin, elektronik ortamda takibinin mümkün olacağını ifade eden Benli, "Böylece hizmet standardımızı daha da yukarılara çekeceğiz" dedi.

Eğitim çalışmaları yapıldı

Elektronik Belge Yönetim Sistemi olan EBYS için Gönyeli Belediyesi'nde bir hafta boyunca tüm personel uzmanlar tarafından eğitildi.

Uygulamalı olarak eğitim yapılan EBYS, gerekli teknolojik altyapının da hazırlanması sonrasında uygulamaya başlandı.

EBYS'nin avantajları nelerdir?

* EBYS ile, gerek kurum içi birimler arası gerekse diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan yazışmalar bilgisayar ortamında yapılacak, böylece, yazışmaların standartlaşması sağlanacak, zamandan ve kırtasiyeden tasarruf edilecek.

* Yazışmalar ve tüm diğer içerikler dijital ortamda arşivlenecek.

* Tanımlı iş akışı yolları ile belgeleri zamanında, doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaşabilecek.

* Belgelerin dolaşımı sırasında iş akışı ve işlem süreçleri takip edilebilecek.

* Belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivlenecek.

* Bekleyen ve işlem yapılan evraklar kontrol edilerek personelin performansı değerlendirilebilecek.

* Doküman oluşturma ve saklama maliyetleri azaltılacak.

* Kırtasiye giderlerinden, zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlanacak.