E Fatura nedir, ne işe yarar?

E Fatura aslında ilk çıktığı dönemde kafa karışıklığı yaratmıştır. Yeni gelişen sistemin avantajlarının cezbedici olması biz yeni dönem muhasebecileri oldukça etkilemiştir. E Fatura muhasebesel süreçlerin hızlı, etkin, doğru ve net işlenmesi ve  kayıt sistemindeki akışın hızlı olması adına muhasebesel süreçler için çağa uyum sağlayan en önemli yeniliktir. Yapılan satışlarda resmi belgelendirme ve devlet takibi için fatura kesme zorunluluğu ticaretin temel kanunudur. Yıllardır sürre gelen yazılı kanunda elle kesilen faturaların kargolama ile iletilmesi ve zaman aşımına uğrayarak sistemsel kayıtların gerçekleştirilmesi durumu 05.03.2010 tarihinde Gelir İdaresi Başkanlığı’nca alınan kararda belirli kriteri içeren satıcılara e fatura veya e arşiv fatura adı verilen elektronik ortamda oluşturulan faturalama işlemi zorunluluğu gelmiştir. Yasa kontrol ve tasarruf açısından oldukça verimli olup çağın gerektirdiği teknolojik ilerleme içinde önemli bir yeniliğin temsilidir. Burada yıllık satışlar göz önüne alınmasıyla beraber e Fatura mükellefiyeti olanların durumuna bağlı olarak da faturalama kriteri bulunmaktadır. Genel açıdan kimler e fatura kimler e arşiv fatura kesmekle yükümlü inceleyim.

05.03.2010 yılında yıllık cirosu 5 milyon TL olan kurum, kişi ve kuruluşlara e fatura kesme zorunluluğu getirildi. Cirosu yüksek olmayan ticari kuruluşlarda ise durum yasada şöyle açıklanmıştır; fatura kesmekle mükellef olan ticari işletmeler eğer faturayı vergi mükellefi olan bir kurum, kişi ve kuruluşlara düzenliyor ve Kdv dahil toplam 5.000 TL’lik fatura kesmesi durumuna yanı sıra eğer vergi mükellefi olmayan kurum veya kişilere Kdv dahil toplam 30.000 TL’lik fatura kesmesi kesilecekse e arşiv fatura kullanması gerekmekteydi.  

Son düzenleme 01.07.2022 yılında yapılmış olup yıllık cirosu 5 milyon TL olan kurumlara ve kişi kuruluşlara e fatura kesme zorunluluğu şartına tabiyken 2022 yılı başında alınan kararda e fatura kesen mükelleflerin yıllık cirosunun 4 milyon TL olması yeterli bulunmuştur. e Arşiv Fatura da ise düzenlemeye göre vergi mükellefi olan alıcılara KDV dahil toplam 5.000 TL olması sınırı KDV dahil 2.000 TL’ye çekilmiş bununla beraber vergi mükellefi olmayan alıcılara KDV dahil 30.000 TL tutarında olması sınırı KDV dahil 5.000 TL tutarına çekilmiştir.

E FATURA KULLANMA AVANTAJLARI NELERDİR?

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın getirmiş olduğu yeni sistem faturalama yönteminin avantajlarını açısından inceleyelim. Beton çağının en büyük kaybı olan ağaçlandırmada e Fatura sistemi tasarruf ve israfın önüne geçilmesini avantajı sağlamıştır. Elektronik ortamda oluşturulan faturalarla kağıt israfı yarı yarıya önlenmiştir. Bunun yanı sıra e Fatura sistemsel bir faturalama olduğu için bir faturanın aldığı maksimim yarım saatlik iş süresini yaklaşık olarak 5 dakikaya indirgediği için zaman tasarrufu da sağlamaktadır. e Fatura ile satışlarınızın karşılığı olan gelirlerinizin akışı faturanın alıcı sistemine 10 dakika içerisinde düşmesi ile birlikte alıcının ödeme yapmamak için sunduğu bahanelerin önüne geçmiştir. Bu durum gelirlerin zamanında tahsil edilmesi anlamında şirketlere avantaj sağlar.

e Fatura sistemine geçilmeden evvel fatura sıra sıra kesildiği için anında birden fazla kesme imkanınız olmuyordu. e Fatura programı ise birden fazla kişinin de kullanımına açık sisteme sahip olması yönünde aynı anda e Fatura kesme imkanı da sunuyor. Bu durumda saatler süren faturalama, tahsilatlar, mutabakatlar ve kayıtlar zaman tasarrufu ile oldukça önemli bir avantaj sağlamaktadır.

Diğer yandan kağıt faturaların kaybolması maliye açıdan denetime tabi kalmanıza bile sebebiyet vermektedir. Faturaların kaybının olağan dışımı yoksa kasti yapılan gelir beyanının önüne geçilmesi açısından planlanan durum olup olmadığına dair şirketler denetime tabi kalmışlardır. Yeni dönem elektronik faturalamada kaybolan fatura derdi sistemde faturaların yıllar geçse bile kalmasıyla hemen fatura temini ile sizi ve şirketinizi denetimlerin merceği olma sorunundan da kurtarmaktadır.

E- FATURA VE E- ARŞİV FATURADA HANGİ BİLGİLER OLMALIDIR?

E fatura ve e arşiv fatura da biçim ve içerik olan kağıt fatura ile birebir aynı detayları taşısa da ufak bir bilgilendirme olması açısından fatura içeriğinde yer alması gereken bilgileri hatırlatmak isterim. Alıcıya ve satıcıya ait unvanı, iş yeri adresi detaylı bir şekilde belirtilmiş olmalıdır. Bununla beraber mutabakat ve fatura gönderim teyidi için iletişim bilgileri ve GIB e Fatura sorgusu müşteri özellik kaydı için vergi dairesinin adı ve vergi numarası eğer şahıs şirketi ise şahsın TC kimlik numarası belirtilmiş olmalıdır. Ödemelerin gerçekleştirileceği resmi banka hesap bilgileri belirtilmelidir. Satılan ürün veya hizmete ilişkin ise ürün adı açık, cinsine göre birimi ve birim fiyatı belirtilmelidir. Son olarak yapılan işe göre yasaca belirlenmiş olan Kdv oranı ve hesaplaması yer almalıdır.